5 consejos para elegir el mejor recinto para tu evento

La elección minuciosa de un recinto es una de las claves para lograr un evento exitoso, no solo porque debe cumplir aspectos importantes como la seguridad de todos los asistentes, también porque es parte de los elementos que harán que tu evento sea inolvidable.

Por eso, te compartimos cinco consejos útiles para la elección del mejor recinto. Toma papel y lápiz porque son de mucha ayuda.

1. Ubicación y accesibilidad

Piensa en tus asistentes, en los expositores y también en tu comité organizador y facilítales la llegada al lugar, eligiendo un espacio bien conectado para las diferentes formas en que puedan llegar, ya sea a pie o por transporte público o privado; busca que también tenga espacio de estacionamiento, tanto para la comodidad de los asistentes, como para la descarga de material.

Tampoco olvides considerar que sea un espacio inclusivo para que personas con discapacidad puedan moverse libre y cómodamente.

2. Capacidad y distribución

¿Cuántos asistentes prevés que asistirán al evento? Esa es la primera pregunta que debes hacerte, pues no quieres elegir un venue que sea demasiado pequeño y pueda poner en riesgo a las personas, tampoco quieres un lugar exageradamente grande que dé la impresión de que tu evento está vacío. Así que es muy importante hacer una prospección del número de personas que acudirán, contemplando a expositores y el comité organizador.

La distribución que ofrece el recinto también es importante para la eficacia del evento, ya que debes considerar el montaje y desmontaje, así como la personalización del mismo

3. Protocolos de seguridad

Desafortunadamente, es posible encontrarnos con personas con poca responsabilidad que rentan lugares que no cumplen con los protocolos de seguridad, así que será parte de tu deber investigar que sí los cumpla, ya que la seguridad de todos los asistentes es parte de tu responsabilidad.

Primero investiga cuáles son esos aspectos de seguridad que obligatoriamente tienes que cumplir para tener todos los permisos de las autoridades correspondientes, y después evalúa cuáles son aquellos que tú como organizador de eventos quieres destacar, ya que no puedes arriesgarte a poner en peligro a nadie, incluyéndote.

4. Arquitectura y personalización

¿Elegirías un jardín tipo rancho para realizar un congreso de tecnología e innovación? No, ¿verdad? Tampoco elegirías un sala de conferencias para realizar un evento deportivo, ¿no es así?

Toma esto en cuenta para la elección del recinto, también considera qué tanto puedes ambientar o personalizar el lugar, porque está en tus manos darle al evento el toque que lo distinguirá de otros, aquel que se adapte a la intención con la que estás realizando el acontecimiento y a los valores de tu empresa. Puntos que también son clave para hacer memorable tu evento.

5. Presupuesto

Por supuesto que uno de los aspectos más importantes a considerar es el presupuesto. Establecer uno te ayudará a crear un filtro para elegir el venue que te ofrezca la mejor correlación entre calidad y precio.

Asimismo, hará que evites incluso la cancelación del evento por la mala distribución del dinero invertido. Y por supuesto, te ahorrarás mucho estrés.

Toma en cuenta estos consejos y no olvides que después de elegir el venue ideal para tu evento, EXGtickets se encargará de crear el plano del recinto y asientos numerados, lo que será un pendiente menos para ti y una de las claves para que tus eventos destaquen por la buena organización.

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